【退職前の大仕事】引継ぎ資料を作ろう!【立つ鳥跡を濁さず】

引継ぎイメージ 失敗しない転職の考え方

『会社を辞めるぞ!…え、引継ぎしなきゃいけないの?面倒くさいなぁ』

『引継ぎって本当に必要なの?逆にしないで辞めちゃったらどうなるの?』

『引継ぎ書を作るポイントが知りたい!』

こんな悩み、疑問を解消します。

『引継ぎ資料』をしっかり作っておけば…会社に遠慮せず、後任者に迷惑もかけずスムーズに退職可能ですよ。

記事の内容
  • 『引継ぎ資料』を準備すべき理由(退職前の大仕事)
  • 『引継ぎ資料』を用意しなかったことによる弊害
  • 『引継ぎ資料』作成のポイント

「会社を辞める!」と決意したら、優先的に行いたいのが『業務引継ぎ』

役職や仕事の内容は関係なく「多かれ少なかれ」引継ぎは必要です。

  • 面倒だから
  • 大変だから
  • 時間が無いから

そんな理由で、ろくに引継ぎもせず会社を辞めてしまうと…

残された会社の人に迷惑をかける=会社に損害を与えたとみなされ、あなたが大きな損をしてしまう可能性があるから。

ピリカさん
ピリカさん

最悪の場合、会社から損害賠償請求されることも…まれにあるみたいです。

そこで今回は『退職前に行うべき引継ぎ資料の準備』について解説します。

実際私が会社を辞めた時も、引継ぎに時間と手間がかかり心身ともにかなり消耗しました。

「会社を辞める!」と決意したあなたが、少しでもスムーズに退職できるようになれれば嬉しいです。

ゆう
ゆう

今すぐに『引継ぎ資料』の準備を始めたくなる内容になので、是非最後まで読んでみてね!

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退職前の大仕事!『引継ぎ資料』を作成しよう!

退職日について考えるイメージ

ここでいう『退職前の業務引継ぎ』とは主にこの3つ。

  • 自分の仕事を後任者に教え、一通りできるようにする
  • 自分の担当する顧客や職場内の仲間とのコミュニケーションを取る
  • 作業、担当案件、顧客情報、書類の場所etc…を書面(データ)化する

3つ目の『作業、担当案件、顧客情報、書類の場所etc…を書面(データ)化』が最も大切。

あらかじめ書面かデータにまとめてあれば誰でも確認ができ、あなたが退職した後でも業務が滞ることはありません

ゆう
ゆう

ポイントは『自分だけしかわからない仕事を残さない』こと!

『退職前の事前準備』は『業務引継ぎ』だけではありません。

その他の準備や必要な考え方などは以下の記事に詳しくまとめています。

『引継ぎ資料』が必要な理由

退職 引継ぎが必要な理由
さっさと辞めたいリーマン
さっさと辞めたいリーマン

『引継ぎ資料』作るなんて面倒くさいよ!

辞めたらどうせその会社とは無関係になるのに、何でそんな苦労しなきゃいけないのさ。

その言い分、本当によくわかります!

私も最初に会社を辞める時、ずーっとそう感じながら引継ぎをやっていましたから…。

それでも、会社を辞める前に『引継ぎ資料』をしっかり用意しておいた方が良い理由が3つあります。

『引継ぎ資料』をしっかり作るべき理由 3つ
  • 高確率で辞めた後も会社から連絡が来るから
  • 残された会社の人に迷惑をかけてしまうから
  • 「会社に損害を与えた」とみなされる可能性があるから

それぞれ、詳しく解説します。

ゆう
ゆう

後腐れなくスパッと会社辞めたいよね?

「立つ鳥跡を濁さず」の気持ちでしっかり準備していこう!

理由1.高確率で辞めた後も会社から連絡来ちゃう

一つ目の理由は『高確率で辞めた後も会社から連絡が来る』です。

特にこの2点に当てはまる場合…『引継ぎ資料』をしっかり準備してから辞めないと、退職後も会社から連絡が来ること間違いなし。

  • 自分にしかできない作業、案件がある
  • 自分だけが窓口になっている取引先、顧客がいる

あなたが退職して、会社からいなくなったとしても…何事もなかったかのように業務は回っていきます。

しかし「あなたにしかできない仕事・対応している取引先、顧客」のことで何か起きたら、会社の人はどうするでしょうか?

ほぼ100%、あなたに確認を取ろうと連絡を入れてくるはず。

『前に〇〇さんがやってた~~の件だけどどうなってる?』

『〇〇さんがやってた業務、ほかの人誰もできないんですがどうするんですか?』

嫌ですよね?もう辞めた会社から毎日のように電話がかかってくるのは。

そうならないためにも『引継ぎ資料』は必ず用意しておきましょう。

理由2.残された会社の人に迷惑をかけちゃう

二つ目の理由は『残された会社の人に迷惑をかけてしまうかもしれない』からです。

逆の立場になって考えてみてください。

  • その人にしかできない作業、案件がある
  • その人だけが対応している取引先、顧客がいる

そんな人がもし、明日から「引継ぎなど何もせずに会社を辞めてしまったら」…どう感じますか?

『こっちに何も言わないで辞めるとか非常識過ぎるでしょ』

『ただでさえ忙しいのに、〇〇さんしかできないことの確認までしなきゃならなくなったとか最悪なんだけど…』

『引継ぎをしっかりしないで退職すること』=残された会社の人にこう思われながら辞めること。

あなたは耐えられますか?

ゆう
ゆう

会社の人は一時的とはいえ「苦楽を共にした仲間」

仲間に迷惑をかけてまで『引き継がないで辞める』メリットはないと感じています。

弊社でも『突然会社を辞められてしまった(当然引継ぎなど無し)こと』があり、対応がめちゃくちゃ大変でした。

少しでも「会社に迷惑をかけないように」「円満に」退職するためにも『引継ぎ資料』はちゃんと用意しましょう。

理由3.「会社に損害を与えた」とみなされる恐れも

三つ目の理由は『引継ぎをしなかったこと』=『会社へ損害を与えた』とみなされてしまう危険性があるから。

引継ぎをしなかったことによる「損害賠償請求」をされてしまう場合もゼロではありません。

就業規則で退職時の引き継ぎを行うことが明示されている場合や業務命令で明確に指示を出してきている場合、

引き継ぎを行わないことで会社側が裁判に訴えてくることも僅かな可能性ですがありえます。

退職するとき「引き継ぎ」は必須ですか?退職コンシェルジュ
ピリカさん
ピリカさん

あなたが会社を辞めることと「引継ぎをしなかったことによる会社への損害」との関連性を立証することは難しいですが、

少しでもリスクを避けるためにもできる準備はした方が良いですよね。

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『引継ぎ資料』の効果・作らなかったことによる弊害

引継ぎ 効果 しなかったことへの弊害

『引継ぎ資料』がもたらす効果と、作らなかったことによる弊害をまとめました。

『引継ぎ資料』がもたらす効果 3つ

『引継ぎ資料』がもたらす効果 3つ
  • 最後のけじめがつけられる
  • 自分だけしか分からない仕事がほぼなくなる
  • 残された会社の人に迷惑や心配をかけずに済む
ゆう
ゆう

残る社員やパートさんに業務を引き継いだり、資料をまとめるごとに

「私はもうすぐこの会社に行かなくて良くなるんだ…!」と日に日に嬉しくなっていったのを覚えています。

『引継ぎ資料』を用意することは、会社のためだけでなく自分自身の気持ちの整理にもなりますよ。

『引継ぎ資料』を作らなかったことによる弊害 3つ

『引継ぎ資料』を作らなかったことによる弊害 3つ
  • 辞めた後も会社から連絡が頻繁に来てしまう
  • 取引先や顧客の情報がわからないことで迷惑をかけてしまう
  • 社会人としての常識に欠けているとみなされ、白い目で見られることも
ゆう
ゆう

よっぽど強靭なメンタルがないと気持ち的に耐えられる気がしない…

後で焦ることのないように「会社を辞める!」と決めたその時から『引継ぎ資料』を作り始めておきましょう。

『引継ぎ資料』 作る時のポイント

引継ぎ資料 作る ポイント

『引継ぎ資料』を実際に作る時のポイントはこの3つ。

  • 業務を「流れ」でまとめる
  • 担当顧客・進捗中の案件を細かくまとめる
  • 会社指定の書式にしたがって作成する(ない場合はフォーマット活用)
ピリカさん
ピリカさん

3つのポイントをおさえた『引継ぎ資料』は残された会社の人に重宝されますよ。

担当業務を「フローチャート(流れ)」でまとめる

業務を書き出す

「フローチャート(流れ)」でまとめるとわかりやすい『引継ぎ資料』ができます。

まずは、自分の担当業務を思いつく限りどんどん書き出していきます。パソコンで入力してもOK。

【例】

  • 1日の仕事の流れを時系列で
  • 1か月の仕事の流れを時系列or箇条書きで
  • 必要な書類やデータの場所を箇条書きで
  • その他…

※担当業務によってまとめる内容は多少異なります。

思いつく限りを出し尽くしたら、1個1個の工程を矢印などで繋げて「図」を作っていくイメージで清書していきます。

【例】

「メールチェック」→「必要があるものは返信」

「書類の整理」→「不備の無い書類をスキャン・添付して顧客へ送信」

「顧客との日程調整」→「電話連絡(繋がりやすい時間に)」

などなど…。

「フローチャート」は「文章」でまとめるよりも、作りやすく見やすく『引継ぎ資料』におすすめ。

ピリカさん
ピリカさん

「フローチャート」とは、業務の工程を図形や矢印などであらわした流れ図のこと。

一連の流れを一目でわかりやすく説明できる効果があります。

担当顧客・進捗中の案件を細かくまとめる

ペンギン パソコンを使う

担当している顧客や進んでいる案件は、できるだけ細かくまとめましょう。

  • 担当者は誰か
  • どんな内容か
  • いつ受注したか
  • いつまでに終わらせるか
  • 資料はどこにあるか
  • などなど…

案件ひとつひとつ、思いつく限りを書き出していきます。

【例2】

案件:〇〇 担当者:**

●月▲日受注:◎月▽日納期

詳細:~~~。※参考資料は共有フォルダ「@@」

※案件の内容によって多少異なります。

あくまで例ですが、こんな形で項目ごとにまとめていくと作りやすく見やすいですね。

会社指定の書式にしたがって作成【ない場合はA4用紙に箇条書きで】

事務員イメージ

会社で決められている書式がある場合は、その書式にしたがって作成すればOK。

もしも特に決められた書式がなければ…一般的によく使われているA4用紙にまとめていきます。

●自分だけでなく、誰が読み返してもわかること

●箇条書きでシンプルにまとめる

この2つを意識して作成してみましょう。

ゆう
ゆう

必要なことだけをシンプルに!

「退職を決意したらすぐに」作れば時間をかけられるので満足のいく『引継ぎ資料』ができるよ!

『引継ぎ資料』さえ用意できれば、会社に遠慮は不要!【まとめ】

ポジティブイメージ

ここまで読んでいただき、ありがとうございます!

●『引継ぎ資料』さえしっかり用意できれば、会社に遠慮が要らなくなる

これは本当です!

退職前に『引継ぎ資料』を準備することさえできれば…

会社側も「引継ぎを理由に退職を引き留めること」ができなくなるので、スムーズに退職できます。

自分の業務を資料にまとめるのは確かに大変です。

それでも、退職を決意した直後からコツコツ作り上げることで会社に迷惑をかけず、自分自身の気持ちの整理もしっかりつけられるので

『引継ぎ資料』の用意をしっかり行って、心おきなく会社から去れる準備をしましょう!

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