【超実践的】文字・数字入力を早くする方法【事務職向け時短術】

こんにちは。ゆう（@yublog_com_Y）です。
都内で事務職をしています。

パソコンの便利機能を試しまくった結果、繁忙期以外は定時退勤できるようになりました。

パソコンでの文字・数字入力のスピードを速めることは、時短の王道。
しかし、意外と「ミス・漏れが少ない入力方法」は知られていません。

そのため、自発的に学ぶ・身につけることをしないでいると…

いつまでたっても、職場に文句をたれながら残業する日々から抜け出すことはできません。

そこで今回は、『現職事務員の私』が『実際に使っている方法』をすぐに使えるようわかりやすくお伝えします。

文字・数字の入力にかけていた時間を、そのまま自分の時間に変えられますね。

「大切な人との時間」「趣味・やりたいこと」に時間を使えるようになるため、是非最後まで読んでみてください。

※本記事で紹介する方法は『Windows10ユーザー向け』です。

パソコン機能をフル活用！【時短の秘訣】

結論、入力を極限まで速くする秘訣は、パソコン機能を便利に利用すること。

なぜなら、タイピングのスピードを速める『だけ』では限界があるから。

例えばパソコンの機能に「ユーザー辞書」がありますが、活用すると時短に役立ちます。

この例文を「全て手打ち」で入力すると…

一方、ユーザー辞書を利用すると…

これだけで上記の例文が完成します。

極端な例ですが…辞書機能だけで入力する文字数が減り、時間も短縮できるんです。

タイピングの基本をおさえておこう【大前提】

本題に入る前に、1つだけ伝えさせてください。

タイピングのスピードはある程度速めておくべきですね。

理由はシンプル。
パソコンの機能を上手く使いこなせたとしても、そもそもタイピングが遅いと時短効果が薄まるから。

キーボードのホームポジションとブラインドタッチは、ある程度身につけておきましょう。

最近ではYouTubeでもタイピング解説動画がたくさん上がっているので、見て覚えるのもOKです。

他にも、タイピング練習が楽しくできるウェブサイトもたくさんあります。
私のお気に入りサイトはこちらです。

＞＞『寿司打-Flash Typing Sushi-DA』

ある程度ホームポジションなど覚えたら…
WordやGoogleドキュメントで好きな本の一文を打ち込んでみるのも良い練習になりますよ。

また会社に置いてあるパソコンには、キーボード右側にテンキーが付いていることが多いです。

そのため数字を入力するときは、テンキーを利用するとより速く・間違いも少なくなりますよ。

私が実際にやったタイピング練習

学生時代から今まで…20年以上パソコンに触れ続けてきた私が実際にやっていた「タイピング練習法」（？）はこちら。

タイピングをある程度スピードアップさせるのはすべての基本。
練習と実践を繰り返せば自然と速くなるため、肩肘張りすぎずにやっていきたいですね。

パソコン機能で入力スピードを速める方法・3選

ここからが本題です。

パソコン機能で文字・数字を入力するスピードを速める方法は3つあります。

ファンクションキー

ファンクションキーとは、キーボード上部の横一列に配置されたキーのことで「F1」～「F12」まであります。

それぞれに別の機能が割り振られていて、ワンタッチで利用できます。

しかし、文字・数字の入力で主に利用するファンクションキーは5つ。
ここはさらっと読み流しで大丈夫です。

主に使うキーは「F6」「F7」「F8」「F9」「F10」

主に使うファンクションキーは「F6」～「F10」までの5つ。

入力した文字・数字をワンタッチで変換できます。

変換する時は『変換』『無変換』『スペース』キーを利用することが多いですが、　ファンクションキーを使えば一発変換OK。

キーを押す回数が減り、時短に繋がります。

ショートカットキー

ショートカットキーはパソコン作業の時短の王道手段といっても過言ではありません。

マウスでついやりがちな「コピー」「切り取り」「貼り付け」「範囲選択」は、ほぼショートカットキーに置き換え可能です。

ショートカットキーを活用し、マウスに持ち替える作業を減らすことでも時短ができます。

私はショートカットキーを今の職場でようやく覚えました。
もっと早い段階で知りたかったとハンカチを噛み締めています。（苦笑）

Excelで使えるショートカット・便利機能

多くの会社で使っていることが多い『Excel』で利用できるショートカットキー・便利な機能を共有します。

『Excel』での便利機能はまだまだ勉強中なところが多いため、新しい機能を覚えたら随時記事に追加していきたいです。

ユーザー辞書機能

ユーザー辞書とは、単語・文章を好きな読み方で変換登録できる機能のこと。

パソコン画面右下にある、ツールバーの「あ」や「A」と表示されているところを右クリックで呼び出せます。

主に難読漢字を使った名前を正しい読み方で変換できるように使うことが多いです。

例えば『ゆうブログ』の読みを「ゆ」にすることで、その後は「ゆ」だけで『ゆうブログ』と一発変換できるようにできます。

ユーザー辞書機能は文字入力の時短にも応用することができるんです。

ビジネスメールも簡単変換！

ユーザー辞書を活用すれば、ビジネスメールのテンプレートも変換で簡単に呼び出せます。

例えば、こんなメール文の場合。

手入力すると全部で「82文字」

ユーザー辞書機能を活用するとこうなります。

一文ごとに辞書登録することで、上記の例文入力を「15文字」まで削減することができました。

キーワードごとに読みを設定するか、1文字で一発変換できるようにするか。
あなたが使いやすい！と感じる方でOKですよ。

私がやっているユーザー辞書活用法

私の場合…賃貸不動産の管理系事業会社に勤めていることもあり、同じ単語を入力する機会が多いです。

そのため、単語を一文字で変換できるように辞書登録しています。

ちょっと面白い変換活用法【マネしちゃダメ】

メールのテンプレを辞書登録するとき、こんな設定にしてみるとストレス発散できるかもしれません。

この場合『くたばれ、バカ、消えろ』でメール本文が完成します。

色々と面倒な要求を通そうとしてくるお取引先とのメールのやり取りにピッタリかもしれません。

万が一、職場の人にバレてしまったら大変なことになるのでおすすめはできません。

やると非常にスッキリ！…するかもしれませんが、リスクも大きいこの方法。

自己責任の上で取り入れてみてください。

テンプレ化のすすめ【作り直しの手間を削減】

本題から少々ずれますが…。
職場で使うファイルは極力「テンプレート化」して使い回すと便利です。

一つの案件ごとにゼロからファイルを作っていくのは大変ですし、ミスや漏れも起きやすいから。

ミスを上司やお客様から指摘されて作り直すのは、二度手間になり良いことはありません。

例えば…

自分のパソコンがある場合はデスクトップなどに…
専用のパソコンがない場合は共有フォルダに…

自分専用のフォルダを作って保存→いつでも使えるようにしておくと便利ですよ。

デスクトップをすっきり使おう【目と頭を疲れさせない】

更に余談ですが…
デスクトップ画面を極限まで整理すると、目や頭が余計に疲れず仕事に集中できます。

使わないアイコンやフォルダなどでデスクトップがごちゃごちゃ…。
必要なファイルやソフトを起動するにも探しづらい…。

もはやパソコンあるあるですが、デスクトップがごちゃついていると作業効率が落ちてしまいます。

初期設定後のデスクトップは色々なアプリのショートカットがたくさん表示されていますよね？

実は「案外使っていないもの」が多いんです。ゴミ箱を残して画面から削除（非表示）にしてみましょう。

そうすることで、視界に余計な情報が入らなくなるので『目や頭が余計に疲れなくなります』

ピン留め機能をフル活用

『ピン留め機能』は「普段使うアプリ」や「よく使うフォルダ」をワンクリックで起動するために所定の場所に置いておける機能です。

『ピン留め機能』が主に使えるのは、タスクバーとクイックアクセスフォルダ。

私の場合、タスクバーは「スクショツール」「エクスプローラー」「Internet Explorer」「Google Chrome」のみ。

クイックアクセスフォルダは「ブログを書くのに使うフォルダ」のみピン留めしています。

『デスクトップの整理』『ピン止め機能』を活用すれば…
目や頭を余計に疲れさせず、使いたい機能をワンクリックで使えるためノンストレスで仕事に集中できますよ。

タイピング×便利機能で目指せ「定時退勤」：まとめ

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

今回はこんな内容の記事でした。

文字・数字入力をスピードアップさせるには、タイピングを速める＋パソコン機能を便利に使いこなすことが大切です。

特にパソコンの機能は、自発的に身につけていかないとずっとわからないまま…ということもよくあります。

本記事で紹介している内容は、全て『私が今の仕事でフル活用している機能』

知っておけば今すぐ活用できる機能なので、是非やってみてください。

それでは今回はここまでです。お疲れ様でした！

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