活用必須のパソコン機能・ショートカットキー【現役事務員が教える】

パソコン操作アイキャッチ 定時で帰るために

『少しでもパソコンの操作を速くできないかな…。定時で帰れず毎日残業だよ…』

『パソコンを使う仕事に就いている!少しでも操作スピードを上げて、早く終わらせたい』

こんな悩みにお応えします!

『会社を定時で帰りたい!』『パソコン仕事を効率化したい』そのために、パソコンのショートカットキー活用は必須です。

今回は事務職に転職して半年以上経ち、常に定時で帰るために試行錯誤を繰り返している私(30代女性)が…

●実際に仕事などでめっちゃ使っているショートカットキー

●「これは便利!」なショートカットキ

と、その他パソコンの便利機能を紹介します!使うだけでパソコン作業の時短が即実現!できますよ。

※この記事はWindows10向けの情報になります。Mac(Macintosh)ユーザーの方はこちらのサイト様を見ていただければありがたいです!

『Macを使いこなすための設定・カスタマイズ・ショートカットキー130選|ボクシルマガジン』

ゆう
ゆう

パソコンを仕事に使う人に特に役立つ内容になっています!

スポンサーリンク

定時で帰るために!活用必須のショートカットキーを事務職が教えます

パソコンイメージ1

『定時で帰る』ためには『時間短縮(時短)』『効率化』が必須です!

ショートカットキーを使いこなすことができれば、パソコン操作は非常に速くなります!

通常マウスで操作するものも、特定のショートカットキーを押せば使えます。実はほとんど全てのパソコン操作がキーボードだけできるんです。

例えばパソコンでよく使う『コピー』も、マウスとショートカットキーで操作方法が変わってきます。

  • マウス…『特定の文字列をドラッグ(クリックしぱなし)して選択→右クリックメニュー→コピー』
  • ショートカットキー…『Shiftキー+十字キーで選択→Ctrlキー+C→コピー』

ショートカットキーを使い始めてすぐの時はマウス操作とかかる時間は変わりません。

ですが操作に慣れるとショートカットキーを使う方が格段に速くなります!

『コピー』の他にも『切り取り』『貼り付け』『保存』『印刷』などなど…便利なショートカットキーはたくさんあります。

ピリカさん
ピリカさん

マウスをできる限り使わないようにするだけで、パソコンの操作は速くなります。

今すぐ使える!活用必須なショートカットキーはこれ!

活用必須なショートカットキー
  • 『Ctrl+C』…コピー
  • 『Ctrl+X』…カット(切り取り)
  • 『Ctrl+V』…ペースト(貼り付け)
  • 『Ctrl+A』…すべて選択
  • 『Ctrl+Z』…元に戻す(ひとつ前の操作に戻る)
  • 『Ctrl+Y』…やり直し(ひとつ前に戻した操作をなかったことにする)
  • 『Ctrl+S』…上書き保存
  • 『Ctrl+P』…印刷
  • 『Ctrl+F』…ファイル内を検索
  • 『Ctrl+Shift+V』…プレーンテキスト※で貼り付け

※プレーンテキストとは、『完全にテキストのみ』のことで、書式設定やリンクなど全て無視した状態で貼り付けることができます。意外と使う場面があります。

ゆう
ゆう

簡単に覚える方法は『Ctrlキー+アルファベット』を頭文字で覚えること!

例えば『コピー』は「Copy」だし『すべて選択』は「All」だし『印刷』は「Print」だよ!あと『保存』は「Save」『検索』は「Find」!

ピリカさん
ピリカさん

『元に戻す』『やり直し』『切り取り』『貼り付け』は何の頭文字なんですか?

ゆう
ゆう

……。

助けてGoogle先生!!( ;∀;)( ;∀;)

『元に戻す』『やり直し』『貼り付け』のアルファベットは英単語の頭文字からとったものではなく、操作性を重視+重複しないアルファベットを割り当てています。

『貼り付け』は『コピー』とセットで操作することがほとんどなので「C」の隣の「V」ですし、『切り取り』は「C」の隣の「X」です。

『元に戻す』は「C」の二つ隣の「Z」に当てられています。

『やり直し』は後で追加されたショートカットキーなので「Z」の前「Y」に当てられました。

参考サイト:『ショートカットキーの意味|リボンの君とSuyamaSoft』

覚えておくと便利なショートカットキーはこれ!

覚えておくと便利なショートカットキー
  • 『Shift+F10』…画面上で使えるショートカットメニューを表示
  • 『Windowsキー(キーボード左下の窓イラストボタン)+V』…クリップボードの履歴表示
  • 『Ctrl+N』…ファイルの新規作成|新しいウィンドウを開く
  • 『Windowsキー+数字(1~)』…タスクバー内のアプリを起動
  • 『Alt+Tab』…アプリやウィンドウの切り替え
  • 『Windowsキー+Tab』…タスクビューを表示する
ゆう
ゆう

私も結構ショートカットキーは使っていますが、まだまだ知らないことが多すぎた!

使いこなせればもっと時短に繋げられる。間違いない(確信)

ちなみに『タスクビュー』とはこんな画面です。キーを押すだけで早く画面を切り替えることができますよ。

タスク管理イメージ
画像をクリックすると大きくなります

仕事にも日常にも便利に使える!パソコン活用術

パソコンイメージ2
ゆう
ゆう

『活用必須・便利なショートカットキー』についてまとめていきました。

パソコンの便利機能はショートカットキーだけではありません!

ジャンジャン活用してサクッと仕事を終わらせましょう!

ショートカットキーだけではない『パソコンの便利機能』はこちらです。

  • デスクトップは超シンプル!ゴミ箱のみ残して後は非表示に
  • ワンクリック起動!タスクバーとクイックアクセスに普段使うフォルダなどをピン留め
  • 画面キャプチャがさらに便利に!Snipping Toolを使おう(※Windows10搭載機能)

仕事中はもちろん、日常でも便利に使えること間違いなしです。私はブログを書くのに便利に使っています。

目と頭が余計に疲れない!デスクトップはこう使おう

私のデスクトップはこんな感じです。本当です。

デスクトップ画面

初期設定後のデスクトップは色々なアプリのショートカットがたくさん表示されていますよね?

実は「案外使っていないもの」が多いんです。一度ゴミ箱を残して画面から削除(非表示)にしてみましょう。

そうすることで、視界に余計な情報が入らなくなるので『無駄に目や頭が疲れなくなります』

ピリカさん
ピリカさん

最初は『この状態からどうやってファイルやアプリを探すんだ?』と思われるかもしれません。

Windows10でしたら、左下の検索ボックスで使いたいものを検索すればすぐに呼び出せます。

ピン留め(タスクバー・クイックアクセス)機能をフル活用しよう

『ピン留め機能』は「普段よく使うアプリ」や「よく使うフォルダ」を『ワンクリックで起動するために所定の場所に置いておける機能』です。

『ピン留め機能』が使えるのは、タスクバー(画面下の横線のようなところ)とクイックアクセスフォルダ(フォルダボタンを押すと一番最初に出てくる)です。

私の場合、タスクバーは「Snipping Tool」「エクスプローラー」「Internet Explorer」「Google Chrome」のみ。

タスクバーイメージ

クイックアクセスフォルダは「ブログを書くのに使うフォルダ」のみピン留めしています。

クイックアクセスイメージ
画像をクリックすると大きくなります
ゆう
ゆう

普段使っているアプリやフォルダに絞って『ピン留め』ですっきり使えるし、実際使う時はほぼワンクリック起動できるのでめっちゃ便利!

ピリカさん
ピリカさん

『ピン留め』の方法は、ピン留めしたいアプリやフォルダにカーソルを当てて右クリック→「~にピン留めする」です。

画面キャプチャ(スクリーンショット)が更に便利に!Snipping Toolを使ってみよう

いろいろな場面で使うことの多い画面キャプチャ(スクリーンショット)ですが、Windows10に標準搭載されている『Snipping Tool』を活用しましょう。

Snipping Toolイメージ
画像をクリックすると大きくなります

『Snipping Tool』は起動するとこんな画面が出ます。

「切り取り・スケッチを使ってみる」をクリック→「新規作成」をクリックすると画面キャプチャできます。

画面全体はもちろん、必要な範囲だけに絞ってキャプチャもできます。

ゆう
ゆう

私は特にブログを書くときに便利に使っているよ!

ちなみに『Snipping Tool』がない場合は「PrintScreenキー」で画面全体のキャプチャができます。

「Windowsキー+Shiftキー+S」で範囲を絞ってキャプチャができます。

一文字~ですぐに変換できる!ユーザー辞書を使い倒そう

ゆう
ゆう

『ユーザー辞書機能』は特に仕事で「同じ文章や単語」を入力する人には必須と言っても良い機能だよ!

『ユーザー辞書機能』とは、単語と読みを登録することで「任意の単語や文章が一発変換できる」機能です。

画面左下の「IMEツールバー(“あ”や“A”など表示されているところ)」を右クリック→「単語を登録」で使えます。

変換機能画像
IMEツールバー
辞書登録イメージ
ユーザー辞書機能

これで『ゆ』と入力して変換するだけで『ゆうブログ』と一発変換できます!

仕事の合間によく使う単語や文章をどんどん『ユーザー辞書』に登録しましょう。入力作業がぐっと少なくなり、作業が速くなりますよ!

ピリカさん
ピリカさん

ビジネスメールのテンプレートを一文字で変換できるようにしている人もいます。

『ユーザー辞書機能』は使う人によって活用法は無限にありますね。

使いこなせば必ず応えてくれる…パソコンは便利な相棒(とも)だった!

パソコンイメージ3

パソコンは使いこなせばこなすほど、さくさくと仕事ができるようになります。

ショートカットキーやその他機能を自分からどんどん身につけて便利に使いこなしましょう!

ゆう
ゆう

パソコンを便利な相棒(とも)として使いこなせるようになったその時、定時退勤も夢ではなくなる…はずです!

私がパソコンのショートカットキーや便利機能を知るきっかけとなったのは、以下リンクにある書籍でした。

『Googleで学んだ|超速|パソコン仕事術ー誰でもすぐに使える業務効率化のテクニック81ー』

ショートカットキーに限らずパソコンの基本操作、ExcelとWordの便利テクニック、メールを使いこなすポイントなどがひとまとめに書かれています。

図説もたっぷりあり、わかりやすい文章ですぐに実践しやすかったです。

Googleで学んだ 超速 パソコン仕事術 誰でもすぐに使える業務効率化のテクニック81 | 井上 真大 | コンピュータ・IT | Kindleストア | Amazon
Amazonで井上 真大のGoogleで学んだ 超速 パソコン仕事術 誰でもすぐに使える業務効率化のテクニック81。アマゾンならポイント還元本が多数。一度購入いただいた電子書籍は、KindleおよびFire端末、スマートフォンやタブレットなど、様々な端末でもお楽しみいただけます。

ゆうちゃん小話 ~パソコンを使う人使われる人、違いは何だろうね~

事務員イメージ

※ここからは私の超・個人的意見なので、読み流していただいてOKです!

社会には二種類の人間がいるんです!

『パソコンを使う人』『パソコンに使われる人』です!

その違いは何か?たった一つの単純(シンプル)な答えだ…。

●『使いこなすために自分から学ぼうとするかしないか』

それだけだ。…完全に「ジョジョの奇妙な冒険」リスペクトです、すみません(笑)

今は仕事でもプライベートでもパソコンを使うことが多くなっているので、使い方はある程度覚えておいた方が良いですよ。絶対に損はないはずです。

特に正社員の方は、会社がどんな事業で自分がどんな職種であったとしても『パソコンを全く使わないこと』ってないですよね。

売上や利益の管理、業務日報、データ分析、会議資料、顧客管理、労務・経営管理などなど。

ほとんどがパソコンで作られています。しかしパソコンの操作方法や機能のおさらいをする研修をしている会社はほとんどありません。なぜでしょうか?

会社側は、大前提として『社員は全員が一定レベルのパソコンスキルを持っている』ものとして考えているからですね。もはや無言の圧力に近いです。

ただ実際のところはどうなのか。社員によってパソコンスキルにめっちゃばらつきあります。

私の経験則ですが、パソコンスキルが低い人はだいたい『パソコンを自分から覚えようとしない』人率が高いかなーと。

前の職場にいた時も、パソコンを覚えようとしない先輩に「これ教えて」や「面倒だからやっとけ」などと質問されたり押し付けられたりでうんざりしていましたが、

その人たちは私に訊いたり押し付けたりすることで『パソコンスキルを身につけて効率化させるチャンス』を自ら捨てていてもったいないなぁ…って、今なら思います。

確かにわからないことを一から学んで覚えるのって面倒ではあります。しかし、パソコンスキルは一度身につけてしまえばずっと使えます。

身につけた先に『効率化・時短』が待っていると考えれば、使えるようになって損は絶対ないはず。

一度でも良いので、勉強してみましょうよ。

ゆう
ゆう

事業や業種に関係なく、パソコンを「自分から使おうとしない」人は置いていかれるよね。って話でした!

ジョジョの奇妙な冒険 8~17巻(第3部)セット (集英社文庫(コミック版)) | 荒木 飛呂彦 |本 | 通販 | Amazon
Amazonで荒木 飛呂彦のジョジョの奇妙な冒険 8~17巻(第3部)セット (集英社文庫(コミック版))。アマゾンならポイント還元本が多数。荒木 飛呂彦作品ほか、お急ぎ便対象商品は当日お届けも可能。またジョジョの奇妙な冒険 8~17巻(第3部)セット (集英社文庫(コミック版))もアマゾン配送商品なら通常配送無料。
スーパーのお惣菜ってどんな仕事?元従業員が詳しく教えます
お家の近くにあると便利な「食品スーパー」お惣菜コーナーはお昼ご飯にはお弁当、夕ご飯にはおかずのもう一品に、おつまみに最適なものが売っている便利なコーナーです!そんな『お惣菜部門』について10年以上働いた元従業員が「どんな仕事か」「どんな人に向いているか」「どんなやりがいがあるか」を教えます!
保険ショップの仕事はノルマなしって本当?実態を元販売員が教えます
ショッピングセンターやホームセンター併設や路面店など…最近ではどこでも見かける『保険ショップ』(=来店型保険代理店)そこで働く「保険ショップ店員」はどんな仕事?外回りの保険営業と何が違う?求人に『ノルマ無し!』と書かれていたけど本当にそう?…そんな疑問を「元・保険ショップ店員」の私がぶっちゃけた記事です。
事務職って結局どんな仕事?30代女性が半年働いてわかったこと
「事務の仕事ってどんな仕事?」「必要なスキルは?」「どんな人が向いている?」…などの疑問にお答えできる記事です!『事務職に興味のある方』に向けてお届けします。著者(30代女性)が事務職(一般事務)で半年働いて気づいたことや学んだこと、体験談などを中心にまとめています。事務職に就職するためのポイントも書いています!

コメント

タイトルとURLをコピーしました